Patrik Lammert von K4A im Start-up Pitch

K4A im Start-up Pitch: Der digitale Sachbearbeiter

„K4A ist nicht Robotic Process Automation, sondern steht für Automatisierung auf Basis von Künstlicher Intelligenz.“ Mit dieser Aussage beginnt Patrik Lammert, der bei dem Start-up K4A Systems GmbH für den Bereich Projekte und Vertrieb zuständig ist, seinen Vortrag im Rahmen der 7. Werkstattwoche des Insurance Innovation Lab. Das Unternehmen mit Sitz in Paderborn wurde 2016 gegründet und ist neben den Bereichen Automotive und Energiewirtschaft insbesondere auf die Versicherungsbranche spezialisiert.

Was macht das Start-up? Kurz und knapp gesagt hat K4A eine kognitive Plattform zur durchgängigen Automatisierung von Sachbearbeitertätigkeiten entwickelt. Hintergrund für die Geschäftsidee ist – wie so oft – ein Problem, auf das die Gründer des Start-ups gestoßen sind und das Patrik Lammert wie folgt beschreibt: Das Anforderungsprofil an Sachbearbeiter ist in den letzten Jahren stark gewachsen – das beweisen auch Studien. Manuelle, zeitraubende und unnütze Aufgaben wie Archivierung und Dokumentation, Genehmigungen einholen, Managen der Wiedervorlage, Prüfen und Bearbeiten von E-Mails oder das Anweisen von Zahlungen und die Freigabe von Rechnungen sind Aufgaben, die Mitarbeitern von Unternehmen keinen Raum mehr für wertschöpfende Tätigkeiten lassen. Da die einzelnen Arbeitsschritte unter hohem Zeitdruck abgearbeitet werden, sind Sachbearbeiter zudem einem hohen Stresslevel ausgesetzt. Konsequenz ist die Häufung von Fehlern und Krankheitstagen. Laut Patrik Lammert hält K4A für diese Probleme die Lösung bereit: Das Start-up kann diese immer wiederkehrenden Tätigkeiten mit seinem System abdecken – von der Analyse der Ausgangsdaten bis hin zur Ausarbeitung des Workflows. So können Mitarbeiter von Standardaufgaben befreit werden. Das Besondere ist dabei, dass verschiedene Elemente aus dem Bereich der Prozessautomatisierung verknüpft werden, wodurch die Tätigkeiten durchgängig und vollständig automatisiert werden. Die Vorteile, die damit einhergehen, sind die Senkung von Kosten, Zeitersparnis sowie eine Optimierung für den Kunden, da die Geschäftsprozesse unternehmensintern schneller ablaufen und Ergebnisse damit auch dem Kunden schneller vorliegen.

Live-Show: Wie funktioniert das System von K4A in der Praxis?

Nach der Erläuterung der Problemstellung sowie des Lösungsansatzes durch K4A zeigt Andreas Fellhauer, der geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens und ebenfalls zur Werkstattwoche gekommen ist, in einer Live-Show wie genau das System funktioniert. Das erste Beispiel ist ein Beispiel aus dem HR-Umfeld. Hier läuft der Prozess vereinfacht ausgedrückt wie folgt ab: Das K4A-System erhält eine E-Mail, liest sie aus, prüft die Vollständigkeit der Daten und fragt diese gegebenenfalls ab, entscheidet dann über den richtigen betriebswirtschaftlichen Prozess und führt diesen anschließend automatisch aus. So können Mitarbeiter, die für den Bereich HR zuständig waren, sich mehr auf das Recruiting neuer Angestellter fokussieren, da andere, wiederkehrende Aufgaben, die zuvor viel Zeit in Anspruch genommen haben, nun durch das System von K4A abgedeckt werden. Damit dieser Prozess automatisiert ablaufen kann, wurde dem System Wissen in Form von Fakten, Prozessen, Regeln und Erfahrungen beigebracht. Welche Teilschritte genau bei der Prozessautomatisierung im System von K4A ablaufen, zeigt die nachfolgende Übersicht:

Die kognitive Plattform von K4A (Quelle: K4A)

Die kognitive Plattform von K4A (Quelle: K4A)

Als weiteres Beispiel für die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt Andreas Fellhauer ein Anschreiben zu einem Antrag für eine Gehaltsumwandlung an, den das System automatisch bearbeiten kann. Entsprechende Informationen werden aus der E-Mail entnommen, geprüft und bearbeitet. Nur bei Bedarf – zum Beispiel, wenn eine Genehmigung erteilt werden muss – ist eine menschliche Interaktion notwendig. Das System lernt dabei mit jedem Dokument immer mehr dazu – Fellhauer spricht hier von einer Art Deep Learning.

Anwendungsbeispiele für die Assekuranz

Eine Anwendung für den Einsatz des K4A-Systems im Versicherungswesen ist beispielsweise die Bearbeitung eines Schadenfalls. Man stelle sich folgendes Szenario vor: Aufgrund eines Unfalls muss der Geschädigte einen Leihwagen in Anspruch nehmen. Er sendet die Rechnung dafür an sein Versicherungsunternehmen, welches den entsprechenden Vertrag hinsichtlich einer Kostenübernahme prüft. Dieser Standardvorgang muss nicht länger von einem Versicherungsmitarbeiter bearbeitet werden, sondern wird vom K4A-System automatisch abgewickelt. Die Vorgehensweise ist dabei die gleiche, wie auch bei der Bearbeitung des Antrags auf Gehaltsanpassung. „Die Kunst fängt aber dann an, wenn sich die Kosten, zum Beispiel nach Ablauf eines Jahres, ändern“, so Andreas Fellhauer. Dann muss dem System die Regel beigebracht werden, dass bis zum 1.12. der alte Satz gültig war, ab 1.1. Schadensfälle aber zum neuen Satz bearbeitet werden müssen. Solche Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen sind natürlich für die an der Werkstattwoche teilnehmenden Versicherer ganz besonders spannend. So wird zum Beispiel die Frage gestellt, inwieweit ein Sachbearbeiter in den Prozess mit eingebunden ist. Fellhauers Antwort darauf ist, dass die Prozesse voll automatisch ablaufen und ein Sachbearbeiter damit nichts mehr zu tun hat. Nur im Fehlerfall muss er einspringen. Eine weitere Frage aus dem Teilnehmerkreis ist, wie das System dazulernt beziehungsweise, ob es eine Art Training braucht. Hierauf antwortete Andreas Fellhauer, dass es dabei auf die Vorarbeiten ankommt. Fallspezifische Dokumente müssen dazu genutzt werden dem System etwas beizubringen. Als Beispiel führt er hier Rechnungen an, die auf Kfz-Schäden beruhen. Eine letzte Frage der Versicherer bezieht sich auf unterschiedliche Sprachanwendungen in einer E-Mail und wie das System damit umgeht beziehungsweise, ob es damit umgehen kann. Andreas Fellhauer sagt, dass dem System unterschiedliche Synonyme und Bedeutungen von Wörtern mitgegeben werden können, um den Inhalt einer E-Mail korrekt zu verstehen.

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